Với khối lượng lớn tài liệu như hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức khó có thể quản lý hiệu quả theo phương pháp truyền thống. Vì vậy, ngày càng có nhiều doanh nghiệp dần chuyển sang sử dụng các phần mềm quản lý tài liệu để nâng cao hiệu quả công việc cũng như tiết kiệm được chi phí khi không cần lưu trữ tài liệu giấy. Thấu hiểu điều đó, trong năm 2017, MobiFone đã ra mắt phần mềm quản lý tài liệu DOCless. Vậy so với các phần mềm hiện có trên thị trường thì DOCless có gì đặc biệt ?
✔ NHẬN DẠNG VÀ BÓC TÁCH TÀI LIỆU
Sản phẩm DOCless áp dụng công nghệ thông tin nhận dạng ký tự quang học OCR xử lý ngôn ngữ tự nhiên và bóc tách thông tin. Khi đưa một tài liệu mới lên hệ thống hoặc muốn chỉnh sửa một tài liệu cũ, DOCless sẽ giúp bạn nhận dạng thông tin trong tài liệu, và trích xuất nội dung sang các trường thông tin tương ứng.
Việc áp dụng công nghệ này vào DOCless giúp công việc quản lý, biên soạn lại các tài liệu từ dạng ảnh hoặc pdf sang text, tìm kiếm tài liệu trở nên đơn giản và thuận tiện hơn. Ngoài ra khi bóc tách tài liệu bạn cũng có thể ghi chú trực tiếp lên tài liệu đó.
✔ TĂNG TỐI ĐA KHẢ NĂNG TÌM KIẾM VĂN BẢN
Khả năng tìm kiếm văn bản của DOCless là môt lợi thế đặc biệt trong việc quản lý tài liệu. Với cách tìm kiếm tài liệu giấy thông thường, trong một doanh nghiệp chưa có cách quản lý tài liệu tốt, chúng ta phải bỏ ra rất nhiều nhân lực, thời gian, công sức để có thể tìm kiếm một tài liệu nào đó. Và với cách tìm kiếm tài liệu với một phần mềm quản lý tài liệu thường, thời gian sẽ tiết kiệm hơn khi bạn chỉ cần tìm kiếm theo tên tài liệu trong mục tìm kiếm. Tuy nhiên, với DOCless, bạn có thể tìm kiếm tài liệu kể cả khi bạn không nhớ chút gì về tên của tài liệu. Nhờ khả năng bóc tách dữ liệu, DOCless cho phép bạn tìm kiếm với cả từ khóa là nội dung bên trong tài liệu. Từ đó, công việc tìm kiếm tài liệu của chúng ta trở lên thật sự dễ dàng, tiết kiệm thời gian, sức lực.
✔ PHÂN QUYỀN XEM TÀI LIỆU THEO TỪNG PHÒNG BAN VÀ CHỨC VỤ
Với chức năng tạo phòng ban và chức vụ, DOCless giúp cho doanh nghiệp của bạn tạo ra một hệ thống phòng ban trực tuyến. Việc này sẽ giúp cho người sử dụng (nhân viên của doanh nghiệp) hình dung được rõ ràng công việc của mình cùng đồng nghiệp và cách vận hành của tổ chức. Hơn nữa, việc tạo chức vụ trong hệ thống cũng sẽ hỗ trợ trong việc phân quyền quản lý tài liệu được dễ dàng hơn.
Chức năng phân quyền cho phép người sử dụng phân quyền thư mục, tài liệu cho các cá nhân, nhóm, phòng ban có quyền truy cập vào tài liệu trong kho với quyền hạn của mình được cấp. Như vậy vừa đảm bảo được tính bảo mật của doanh nghiệp, vừa thuận lợi cho nhân viên trong việc chủ động tìm tài liệu cần tra cứu. Ví dụ: một nhân viên mới đi làm sẽ chỉ cần đọc những tài liệu về quy chế hoạt động, hệ thống phòng ban,… của công ty chứ chưa được phép xem những tài liệu bảo mật hơn như hợp đồng khách hàng. Việc phân quyền xem tài liệu sẽ giảm được thời gian hướng dẫn cho nhân viên mới, giúp nhân viên sớm nắm bắt được công việc.
✔ SCAN TÀI LIỆU TRỰC TIẾP TRÊN GIAO DIỆN WEB
Đây là một tính năng khá độc đáo của DOCless mà các phần mềm khác không có. Với một phần mềm thông thường, chúng ta cần đến hai bước để có thể upload tài liệu lên, đó là scan thành file và đẩy lên hệ thóng. Và nếu có một số lượng lớn tài liệu cần scan sẽ rất mất thời gian và dễ nhầm lẫn khi quản lý tài liệu. Với tính năng này, DOCless sẽ trực tiếp scan qua giao diện của DOCless và lưu luôn tài liệu được scan lên hệ thống, giúp việc quản lý tài liệu đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều.
✔ CHUYỂN ĐỔI ĐỊNH DẠNG TÀI LIỆU SANG WORD
Trong quá trình quản lý tài liệu, nhu cầu chuyển đổi định dạng tài liệu là rất lớn. Hầu hết các phần mềm WORD đều có hỗ trợ chuyển tài liệu sang định dạng PDF, nhưng ngược lại đổi từ PDF hoặc file ảnh sang WORD lại phức tạp hơn nhiều. Và với định dạng ảnh hay PDF, chúng ta sẽ không thể sửa chữa, trích xuất hay sử dụng thông tin của văn bản đó được. Hiểu được nhu cầu đó, DOCless đã phát triển tính năng chuyển định dạng từ PDF sang word giúp người dùng thuận tiện hơn khi muốn sử dụng nội dung tài liệu.
Là phần mềm mới ra mắt nên DOCless đã cố gắng cải thiện và hỗ trợ thêm nhiều tính năng mới giúp người dùng quản lý tài liệu một cách hiệu quả hơn. Năm tính năng trên chỉ là một vài trong số rất nhiều tính năng độc đáo của phần mềm DOCless. Nếu có nhu cầu dùng thử hay mắc thắc về sản phẩm và dịch vụ của MobiFone, vui lòng liên hệ theo số hotline 090 340 98 89 hoặc truy cập website: https://mobifoneb2b.vn/
Sản phẩm DOCless áp dụng công nghệ thông tin nhận dạng ký tự quang học OCR xử lý ngôn ngữ tự nhiên và bóc tách thông tin. Khi đưa một tài liệu mới lên hệ thống hoặc muốn chỉnh sửa một tài liệu cũ, DOCless sẽ giúp bạn nhận dạng thông tin trong tài liệu, và trích xuất nội dung sang các trường thông tin tương ứng.
Việc áp dụng công nghệ này vào DOCless giúp công việc quản lý, biên soạn lại các tài liệu từ dạng ảnh hoặc pdf sang text, tìm kiếm tài liệu trở nên đơn giản và thuận tiện hơn. Ngoài ra khi bóc tách tài liệu bạn cũng có thể ghi chú trực tiếp lên tài liệu đó.
Khả năng tìm kiếm văn bản của DOCless là môt lợi thế đặc biệt trong việc quản lý tài liệu. Với cách tìm kiếm tài liệu giấy thông thường, trong một doanh nghiệp chưa có cách quản lý tài liệu tốt, chúng ta phải bỏ ra rất nhiều nhân lực, thời gian, công sức để có thể tìm kiếm một tài liệu nào đó. Và với cách tìm kiếm tài liệu với một phần mềm quản lý tài liệu thường, thời gian sẽ tiết kiệm hơn khi bạn chỉ cần tìm kiếm theo tên tài liệu trong mục tìm kiếm. Tuy nhiên, với DOCless, bạn có thể tìm kiếm tài liệu kể cả khi bạn không nhớ chút gì về tên của tài liệu. Nhờ khả năng bóc tách dữ liệu, DOCless cho phép bạn tìm kiếm với cả từ khóa là nội dung bên trong tài liệu. Từ đó, công việc tìm kiếm tài liệu của chúng ta trở lên thật sự dễ dàng, tiết kiệm thời gian, sức lực.
Với chức năng tạo phòng ban và chức vụ, DOCless giúp cho doanh nghiệp của bạn tạo ra một hệ thống phòng ban trực tuyến. Việc này sẽ giúp cho người sử dụng (nhân viên của doanh nghiệp) hình dung được rõ ràng công việc của mình cùng đồng nghiệp và cách vận hành của tổ chức. Hơn nữa, việc tạo chức vụ trong hệ thống cũng sẽ hỗ trợ trong việc phân quyền quản lý tài liệu được dễ dàng hơn.
Chức năng phân quyền cho phép người sử dụng phân quyền thư mục, tài liệu cho các cá nhân, nhóm, phòng ban có quyền truy cập vào tài liệu trong kho với quyền hạn của mình được cấp. Như vậy vừa đảm bảo được tính bảo mật của doanh nghiệp, vừa thuận lợi cho nhân viên trong việc chủ động tìm tài liệu cần tra cứu. Ví dụ: một nhân viên mới đi làm sẽ chỉ cần đọc những tài liệu về quy chế hoạt động, hệ thống phòng ban,… của công ty chứ chưa được phép xem những tài liệu bảo mật hơn như hợp đồng khách hàng. Việc phân quyền xem tài liệu sẽ giảm được thời gian hướng dẫn cho nhân viên mới, giúp nhân viên sớm nắm bắt được công việc.
Đây là một tính năng khá độc đáo của DOCless mà các phần mềm khác không có. Với một phần mềm thông thường, chúng ta cần đến hai bước để có thể upload tài liệu lên, đó là scan thành file và đẩy lên hệ thóng. Và nếu có một số lượng lớn tài liệu cần scan sẽ rất mất thời gian và dễ nhầm lẫn khi quản lý tài liệu. Với tính năng này, DOCless sẽ trực tiếp scan qua giao diện của DOCless và lưu luôn tài liệu được scan lên hệ thống, giúp việc quản lý tài liệu đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều.
Trong quá trình quản lý tài liệu, nhu cầu chuyển đổi định dạng tài liệu là rất lớn. Hầu hết các phần mềm WORD đều có hỗ trợ chuyển tài liệu sang định dạng PDF, nhưng ngược lại đổi từ PDF hoặc file ảnh sang WORD lại phức tạp hơn nhiều. Và với định dạng ảnh hay PDF, chúng ta sẽ không thể sửa chữa, trích xuất hay sử dụng thông tin của văn bản đó được. Hiểu được nhu cầu đó, DOCless đã phát triển tính năng chuyển định dạng từ PDF sang word giúp người dùng thuận tiện hơn khi muốn sử dụng nội dung tài liệu.
Là phần mềm mới ra mắt nên DOCless đã cố gắng cải thiện và hỗ trợ thêm nhiều tính năng mới giúp người dùng quản lý tài liệu một cách hiệu quả hơn. Năm tính năng trên chỉ là một vài trong số rất nhiều tính năng độc đáo của phần mềm DOCless. Nếu có nhu cầu dùng thử hay mắc thắc về sản phẩm và dịch vụ của MobiFone, vui lòng liên hệ theo số hotline 090 340 98 89 hoặc truy cập website: https://mobifoneb2b.vn/