Với một phần mềm quản lý nhân sự mang tính cập nhật và hiện đại hiện nay không thể thiếu tính năng tự phục vụ (ESS) trong thiết kế của mình. ESS cho phép nhân viên tự thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau liên quan đến nguồn nhân lực hoặc các tác vụ liên quan đến công việc giúp họ chủ động và tiết kiệm thời gian. Không thể chắc rằng những ứng dụng công nghệ nào sẽ được ưu tiên trong tương lai nhưng có thể tin rằng ứng dụng nhân viên tự phục vụ (ESS) sẽ ở đó giúp doanh nghiệp của bạn làm việc hiệu quả, nâng cao trải nghiệm và gia tăng sự gắn bó.
Những lợi ích tiềm năng của việc ứng dụng ESS.
1. Kết nối và tương tác
Một tổ chức, doanh nghiệp hoạt động bền vững không chỉ nhờ các cá nhân giỏi mà còn phụ thuộc vào mức độ tương tác hiệu quả giữa họ. Giải quyết các vấn đề liên quan đến kết nối và tương tác, ứng dụng nhân viên tự phục vụ (ESS) giúp người dùng hay cụ thể là nhân viên có quyền tiếp nhận thông tin đồng thời phản hồi tới các bộ phận liên quan như bộ phận nhân sự, quản lý của mình với mức độ chính xác tương đương với hình thức kết nối trực tiếp nhưng nhanh hơn và đảm bảo quyền riêng tư hơn cả. Bên cạnh đó các thông tin này còn được lưu lại trên hệ thống làm cơ sở cho các quyết định hoặc tương tác khác trong tương lai. Ví dụ khi nhân viên gửi đi kế hoạch ngày nghỉ của mình trong tháng sẽ cùng lúc được gửi tới những người liên quan như quản lý của họ và bộ phận nhân sự. Đồng thời giám đốc cũng có thể theo dõi thông tin này trên hệ thống của công ty mà không cần thông qua phòng nhân sự để theo dõi kế hoạch làm việc từ nhân viên của mình.
2. Chủ động và tăng độ chính xác
Do việc giảm giấy tờ hành chính cùng khả năng của ứng dụng tự phục vụ có thể nhận ra và nắm bắt một số loại lỗi nhập dữ liệu nhất định giúp giảm thiểu tối đa các sai sót thường thấy ở loại công việc này. Đôi khi những lỗi nhỏ xuất phát từ việc thông tin không được cập nhật chính xác hàng ngày, hàng tuần qua thời gian sẽ khiến hệ thống của bạn ngày càng nhiều “rác” và có thể gây hậu quả lớn nếu không được cải thiện. Có lẽ nhân viên quên nói với bạn rằng họ đã thay đổi địa chỉ, số điện thoại, email nhưng bạn thì không có khả năng kiểm soát và cập nhật đầy đủ tất cả.
Với ứng dụng nhân viên tự phục vụ, nhân viên của bạn có thể xem dữ liệu mà bạn lưu giữ trong hồ sơ của họ. Họ có thể kiểm tra các chi tiết liên lạc được cập nhật tại bất kỳ thời điểm nào. Nếu số điện thoại trên hồ sơ sai, họ có thể thay đổi nó chỉ với vài cú nhấp chuột. Nhân viên cũng có thể cập nhật một vài thông tin mới để đảm bảo quyền lợi của họ cũng như tiết kiệm thời gian cho bạn.
3. Tiết kiệm thời gian và chi phí
Đây là một trong các lợi ích làm động lực để nhiều doanh nghiệp ứng dụng ESS trong quản lý nhân sự của mình. Ứng dụng này giúp người dùng khai thác thời gian hiệu quả bằng cách họ có thể truy cập lịch và cập nhật các thông tin cá nhân tại nhà, trong thời gian rảnh hoặc tự giác báo cáo thời gian làm việc ngay sau khi công việc được hoàn thành, tận dụng thời gian chênh lệch trong công việc, tăng cường cảm giác được trao quyền, tự giác, chủ động và tự chịu trách nhiệm. Bên cạnh đó khi nhân viên có thể tự giúp mình trả lời các câu hỏi liên quan đến tài liệu, bảng công – lương của họ thì doanh nghiệp đang khai thác hiệu quả nhân lực của mình bằng cách phân quyền tự thực hiện.
Nhân viên tự phục vụ (ESS) là nền tảng của một chiến lược nguồn nhân lực thông minh, hướng tới tương lai và cần bắt đầu ngay hôm nay để giảm thiểu đáng kể chi phí cho những nhân lực không cần thiết. Bên cạnh giá trị chi phí được quy đổi từ thời gian tiết kiệm, ESS cũng giúp doanh nghiệp giảm bớt thêm chi phí thuê nhân viên hành chính qua phân quyền các công việc này cho chính nhân viên trong các phòng ban tự thực hiện.
4. Ghi nhớ công việc và truyền thông nội bộ
Khi nhiều công việc phải giải quyết cùng lúc – não bộ bị quá tải khiến nhân viên của bạn đôi khi “đãng trí” làm giảm thiểu năng suất cùng tiêu tốn thêm nhiều thời gian rà soát lại các công việc. Nếu có dấu hiệu này bạn biết rằng mình cần tới ứng dụng ESS ngay lập tức. Bất cứ lúc nào, nhân viên có thể đăng nhập vào ứng dụng ESS để xem lại một một số ghi chú đã được ghi lại trước đó. Điều này rất hữu ích nếu họ quên một vài công việc đã được giao trong cuộc họp hay để biết rằng các yêu cầu của họ đã được phê duyệt hay chưa mà không bị lãng quên hoặc phải cố gắng nhớ lại với sự nghi ngờ về độ chính xác.
Truyền thông nội bộ cũng được cải thiện với ứng dụng thông minh này, ở tài khoản ESS người dùng có thể tiếp nhận đồng thời gửi đi các thông tin nội bộ cho phòng ban hay bộ phận của mình với các mức độ phân quyền khác nhau. Đôi khi nhân viên của bạn bị choáng ngợp bởi hàng loạt các email, cuộc gọi điện thoại, cuộc trò chuyện nhóm và cuộc họp mặt đối mặt. Họ sẽ nhanh chóng cho chúng vào diện “Tham khảo sau” bởi ít người có sức chịu đựng khi hàng ngày phải lội qua nhiều cuộc giao tiếp với nội dung hoàn toàn không liên quan tới mình. Hãy giữ thông tin ở mức tối thiểu và cung cấp quyền truy cập vào nền tảng tự phục vụ nơi nhân viên có thể dễ dàng tìm thấy thông tin trong thời điểm họ cần. Nếu bạn cho họ thấy một tài nguyên tự phục vụ dễ sử dụng, cung cấp trải nghiệm người dùng tuyệt vời và có thể truy cập trên tất cả các thiết bị, nhân viên sẽ cảm thấy tự tin rằng họ có các tài nguyên cần thiết để luôn tiếp nhận truyền thông nội bộ mà không tốn thời gian lướt qua bất kì một thông tin vô nghĩa nào khác.
5. Thể hiện sự tôn trọng và đảm bảo quyền riêng tư cho nhân viên của bạn
Nhân viên cảm thấy được tôn trọng và đáng tin cậy hơn khi bạn cho họ kiểm soát thông tin của mình. Mặc dù những thông tin của họ vẫn được công khai cho những người liên quan nhưng nó lại mang tính riêng tư hơn hẳn khi họ là người tự cập nhật nó thay vì phải thông báo qua bất kì trung gian nào khác về các thông tin nhạy cảm như số tài khoản ngân hàng hay địa chỉ nhà ở mới. Kể cả với những ý đồ cá nhân, họ không muốn cả công ty biết tới việc họ sắp thực hiện, vấn đề họ đang bận tâm thông qua những tài liệu mà họ đang tìm kiếm. ESS đảm bảo rằng người lao động cảm thấy thoải mái hơn khi tìm kiếm cả các vấn đề được cho là nhạy cảm và cần được giữ bí mật trong doanh nghiệp.
ESS có thể cải thiện hiệu quả nơi làm việc, giảm thời gian quản lý và đảm bảo dữ liệu được cập nhật. Nó giúp cải thiện tinh thần cho nhân viên thông qua việc giúp họ cảm thấy tin cậy và được tôn trọng.